Việc ghi chép luôn được các Marketer khuyến khích sử dụng để giúp tăng cường khả năng tập trung, tư duy sắc bén cũng như ghi nhớ thông tin tốt hơn.
Tuy nhiên, việc ghi chép bằng tay đơn thuần không đồng nghĩa với việc bạn đã có cách ghi chép hiệu quả.
Vậy đâu là bí quyết để ghi chép song hành với việc ghi nhớ công việc hiệu quả? Hãy để Navee chỉ cho bạn #3 tip ghi chép thật hiệu quả trong bài viết dưới đây nhé!
1. Không ôm đồm, ghi chép có chọn lọc
Bạn biết đấy, không có một công thức chung nào cho cách ghi chép hiệu quả cả. Nó phụ thuộc vào đặc thù thông tin cũng như nội dung công việc hay mục đích ghi chép của bạn.
Tuy nhiên, hãy luôn nhớ một điều: KHÔNG ÔM ĐỒM THÔNG TIN và GHI CHÉP CÓ CHỌN LỌC.
Việc ghi chép quá ôm đồm sẽ dẫn đến loạn thông tin, khi mà những thông tin không quan trọng cũng được sánh ngang với những thông tin cốt lõi.
Bộ não bạn sẽ bị quá tải bởi hàng loạt thông tin và mất đi khả năng phân loại và khả năng ghi nhớ thông tin.
Tuy nhiên, điều đó cũng chưa nguy hiểm bằng việc bạn có thể bị lỡ mất những nội dung thông tin quan trọng, cốt lõi trong buổi họp/ buổi gặp mặt với khách hàng vì mải ghi chép những thông tin bên lề.
Bạn sẽ không thể theo kịp tất cả các nội dung trong cuộc họp/buổi gặp mặt khách hàng nếu ghi chép đủ câu, đủ từ theo cách truyền thống.
Hãy sử dụng các từ khóa, cụm từ ngắn hoặc các ký hiệu đặc biệt và ghi chép theo dạng gạch đầu dòng để việc phân loại thông tin được rõ ràng hơn.
2. Phân tích thông tin trước khi ghi chép
Trong một cuộc họp hay một cuộc trao đổi, các thông tin sẽ xuất hiện liên tục, dù ghi chép một cách ngắn gọn bạn cũng sẽ khó lòng nắm bắt được toàn bộ thông tin.
Để không bị bỏ sót những thông tin quan trọng, bạn sẽ cần phân tích thông tin trước khi đặt bút ghi chép.
Cách ghi chép hiệu quả nhất trong trường hợp này đó là tập trung lắng nghe trọn vẹn câu hoàn chỉnh và phân tích tính quan trọng của thông tin này trước khi quyết định có ghi nó vào sổ tay hay không.
Những thông tin này trả lời cho những nội dung nào
Giá trị của thông tin đó đóng vai trò như thế nào trong cuộc họp/buổi gặp mặt này?
Hãy trả lời những câu hỏi này và bạn sẽ lựa chọn được những thông tin có giá trị và thích hợp để ghi chép lại.
Bạn có thể ghi lại thông tin quan trọng một cách ngắn gọn (luận điểm chính) và bổ sung các thông tin chi tiết ở bên dưới.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cho việc ghi chép, không bỏ lỡ bất cứ thông tin nào và dễ dàng tiếp nhận, hồi tưởng lại toàn bộ nội dung sau khi đã kết thúc buổi họp/cuộc gặp.
3. Lựa chọn phương pháp ghi chép phù hợp
Hiện nay có rất nhiều cách ghi chép hiệu quả được cộng đồng mạng chia sẻ. Tuy nhiên, nó sẽ chỉ hiệu quả khi nó phù hợp với nội dung thông tin cũng như đặc thù công việc của bạn.
- Mua ngay sổ tay ghi chép Content Marketing với các trang kiến thức chuyên môn dành cho Content Writer dễ dàng tra cứu mọi lúc mọi nơi.
Việc lựa chọn một phương pháp ghi chép phù hợp sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất cho việc lưu giữ thông tin.
Cùng tham khảo một số phương pháp ghi chép hiệu quả nổi tiếng nhất hiện nay nhé!
3.1 Phương pháp ghi chép Cornell
Phương pháp ghi chép Cornell là một trong những cách ghi chép hiệu quả được rất đông đảo người dùng trên thế giới lựa chọn. Nó giúp bạn phân loại thông tin một cách chi tiết theo từng chủ đề cụ thể.
Để bắt đầu ghi chép bằng phương pháp này, bạn hãy chia trang giấy của mình ra làm 3 phần:
- Phần bên trái: Ghi lại ý chính, nội dung bao quát của thông tin
- Phần bên phải: Diễn giải thông tin cụ thể, chi tiết
- Phần dưới cùng: Ghi lại những lưu ý quan trọng cần bổ sung
3.2 Phương pháp ghi chép Quadrants
Quadrants là cách ghi chép hiệu quả được rất nhiều tỷ phú trên thế giới yêu thích sử dụng. Phương pháp này đòi hỏi bạn chia trang giấy của mình ra làm 4 phần bằng nhau, với các đầu mục cụ thể như:
- Notes: Những thông tin ghi chú quan trọng
- Questions: Nội dung các câu hỏi – trả lời trong cuộc họp (phần nội dung thông tin quan trọng)
- Personal to-do: Những công việc cần hoàn thành – deadline cụ thể của từng đầu việc
- Assign: Người chịu trách nhiệm cho mỗi đầu việc cụ thể
3.3 Phương pháp sơ đồ tư duy Mind map
Mind map là một trong những cách ghi chép hiệu quả phổ biến hiện nay. Nó được sử dụng bởi rất nhiều đối tượng khác nhau bởi nó đơn giản, dễ hiểu và không đòi hỏi bất cứ một nguyên tắc cụ thể nào.
Hãy bắt đầu với một ý trọng tâm ở chính giữa trang giấy. Sau đó, bổ sung các ý chính theo nhánh tỏa xung quanh ý trọng tâm. Dần dần phát triển thêm các ý chi tiết hơn về sau.
Bạn thấy đó một cách ghi chép hiệu quả sẽ giúp bạn lưu giữ cả một kho thông tin đồ sộ.
Quan trọng hơn, bạn có thể mang theo cuốn sổ ghi chép của mình để đọc và ghi nhớ thông tin, kiến thức mọi lúc, mọi nơi; kể cả khi làm việc hay khi đi gặp gỡ khách hàng, giúp bạn thể hiện phong thái làm việc chuyên nghiệp, gia tăng cơ hội thành công.
Nhanh tay sở hữu ngay một cuốn sổ tay ngay hôm nay và áp dụng cách ghi chép hiệu quả nhất với mình nhé!