Việc lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm hợp lý, khoa học không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn đạt được những mục tiêu như mong muốn.
Hầu hết chúng ta đều quen với các kế hoạch ngắn hạn như một ngày, một tuần hay một tháng. Vậy còn những kế hoạch dài hạn như 1 năm thì sao? Bạn đã biết cách lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm hay chưa?
1. Lý do vì sao bạn cần phải lập kế hoạch cá nhân cho 1 năm?
Những bản kế hoạch cá nhân cho 1 năm cho biết trong năm tới bạn cần làm gì để đảm bảo hiệu quả công việc. Nó giúp hoạch định rõ ràng những việc cần làm, để đề ra chi tiết công việc cho từng ngày, từng tháng. Hầu hết các doanh nhân thành công đều có cho mình một bản đồ kế hoạch, nhiệm vụ rõ ràng và tối ưu. Kế hoạch càng chi tiết thì việc thực hiện càng được đơn giản hoá về sau. Việc có một “thời gian biểu” tối ưu từ trước sẽ giúp bạn biết việc cần làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng…và kết quả đạt được nếu bạn thực hiện nghiêm túc bản kế hoạch đó.
2. Hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm
Sau đây là 4 bước lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm mà bạn cần tuân theo.
2.1 Lập bảng kế hoạch cá nhân cần phải xác định mục tiêu dài hạn
Xác định mục tiêu dài hạn được ví như là kim chỉ nam cho mọi hành động trong kế hoạch của bạn. Bởi vì chỉ khi có mục tiêu và định hướng rõ ràng, bạn mới có thể vạch ra những công việc cần làm để đến đích. Đặc biệt, nó là căn cứ để xác định liệu bản kế hoạch cho 1 năm của bạn có thực sự mang lại hiệu quả hay không. Tùy theo tính chất của từng kế hoạch, bạn có thể xác định những mục tiêu khác nhau. Một số ví dụ về mục tiêu công việc như: Thăng tiến từ nhân viên lên trưởng phòng; mở rộng quan hệ đối tác, bạn bè; đạt doanh thu kinh doanh…
2.2 Lập ra những đầu việc chính trong bảng kế hoạch cá nhân
Sau khi xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ cần phải định lập ra toàn bộ đầu việc chính cần thực hiện trong bảng kế hoạch cá nhân. Bạn cần đặt ra những câu hỏi và trả lời nó.Chẳng hạn, để đạt mục tiêu trở thành trưởng phòng kinh doanh bạn cần thực hiện được các đầu việc chính là: tăng doanh thu bán hàng, nâng cao kỹ năng giao tiếp, học các kỹ năng Marketing, ngoại ngữ, tin học, tạo tỷ lệ chuyển đổi mua hàng trên 60%…
2.3 Xác định thời gian cho từng đầu việc sau khi lập bảng kế hoạch cá nhân
Khi lập bảng kế hoạch cá nhân, bạn cần xác định thời gian cho từng đầu việc cụ thể. Thời gian này có thể được điều chỉnh linh động tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng, độ khó, tính chất của từng đầu việc. Một khi các việc được gắn với thời gian cụ thể, bạn sẽ có động lực để hoàn thành chúng hơn. Để đạt được hiệu quả tốt hơn, bạn cũng có thể tự đặt ra chế độ thưởng/phạt cho bản thân khi đạt hoặc không đạt công việc theo đúng tiến độ.
2.4 Phân nhóm và chia công việc cho từng tháng
Sau khi thực hiện xong 3 bước trên là bạn đã hoàn thành những bước cơ bản để lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm rồi đấy. Tiếp theo, bạn cần hoàn thiện kế hoạch bằng cách phân nhóm và chia công việc cho từng tháng. Từ các mốc thời gian đã định sẵn ở bước trên, bạn cần xác định mức độ quan trọng của công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên vào từng tháng. Việc này thường được sử dụng theo biểu đồ Gantt trong Excel.
3. Hướng dẫn lập bảng kế hoạch cá nhân mỗi ngày
Duy trì thực hiện kế hoạch cá nhân mỗi ngày có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn và không bị quên hay sót việc. Vậy bạn cần làm gì để lập bảng kế hoạch cá nhân mỗi ngày.
- Chuẩn bị một cuốn lịch: Sử dụng một cuốn lịch hay sổ ghi chép duy nhất để phân chia từng đầu việc nhất định là điều mà bạn nên làm. Chẳng hạn, bạn có thể chia ra lịch dành cho công việc, lịch cho đi học thêm, lịch cho công việc đã làm…
- Sắp đặt công việc theo thứ tự ưu tiên: Bạn cần quyết định công việc nào cần ưu tiên làm trước tùy theo Deadline, giá trị nhiệm vụ. Bạn hãy lựa chọn theo mức độ ưu tiên để đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ và đạt được hiệu quả như mong muốn. Đánh dấu nhiệm vụ được ưu tiên cũng là điều mà bạn nên làm vào lúc này.
- Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ: Hãy xác định thời gian dự kiến để hoàn thiện mỗi công việc trên cơ sở tính toán cẩn thận, kỹ lưỡng để phân chia thời gian hợp lý. Bởi nếu đặt lịch trình quá dày, bạn có thể dễ rơi vào tình trạng căng thẳng.
- Thêm thời gian nghỉ vào lịch trình: Hầu hết chúng ta tính toán không đủ thời gian để hoàn thiện công việc do chưa thêm thời gian nghỉ vào trong lịch trình đó. Bởi vậy, bạn cần tính tất cả thời gian được dùng, bao gồm có cả việc thực hiện công việc và thu dọn sau khi hoàn thiện. Bạn nên tính toán thêm vào cả thời gian dư để thực hiện công việc nhằm có thời gian đệm thêm hoặc tránh việc chậm trễ.
4. Hướng dẫn lập bảng kế hoạch cá nhân mỗi tuần
Quy tắc quan trọng cần thực hiện khi lên kế hoạch cá nhân trong một tuần đó là ưu tiên những mục tiêu lớn, những việc nhỏ thực hiện sau. Đồng thời, bạn nên dành thời gian cuối tuần để xử lý những sự cố phát sinh. Cụ thể kế hoạch làm việc cho một tuần diễn ra như sau:
- Dậy sớm vào thứ hai: Một cuộc khảo sát tại Đức cho biết có đến 80% số người tham gia mang theo tâm trạng tồi tệ khi đi làm trong ngày đầu tuần. Thêm vào đó, áp lực từ việc lập kế hoạch và đưa ra quyết định công việc cho cả một tuần càng làm gia tăng thêm cấp độ căng thẳng. Bởi vậy, để xua tan căng thẳng, các chuyên gia khuyến cáo bạn nên thức dậy sớm vào ngày đầu tuần. Một buổi sáng đầu tuần được chuẩn bị thật chu đáo mọi việc sẽ giúp bạn có thể động lực để làm việc và tiếp nhận mọi thử thách.
- Tưởng tượng về ngày thứ ba: Vào thứ ba, bạn cần để cho trí não của mình tập trung hoàn toàn vào công việc. Nếu quá căng thẳng, bạn có thể dành ra vài phút để thực hiện một bài tập rèn luyện tâm lý nhỏ, bằng cách nhắm mắt lại và hít thở thật sâu 10 cho đến 20 lần.
- Mỉm cười vào ngày thứ tư: Thứ tư được coi là ngày phải tiếp nhận nhiều thông tin nhất trong tuần. Theo đó, gánh nặng công việc cũng gia tăng có thể khiến tâm trạng của bạn xuống dốc k phanh. Lúc này, bạn cần giữ nụ cười trên môi. Điều này sẽ làm bạn giảm đi căng thẳng, phiền toái. Đây là mẹo để bạn bước ra khỏi tâm trạng chán nản, gia tăng sự tự tin cho bản thân.
- Tạo môi trường làm việc dễ chịu vào thứ năm: Nhiều người ví von vui rằng, thứ năm chính là đêm tối trước bình minh vì đây là khoảng thời gian khiến chúng ta cảm thấy mệt mỏi, làm việc không mấy hiệu quả. Chuyên gia khuyến cáo, bạn nên trang bị thêm đèn trong văn phòng và lựa chọn vị trí làm việc nhiều ánh sáng. Điều này có thể giúp bạn bình tĩnh và vui vẻ hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt trên bàn làm việc của mình một cây xương rồng nhỏ xinh vì chúng cung cấp không khí trong lành, giảm cảm giác mệt mỏi.
- Coi thứ sáu giống ngày thứ hai: Chúng ta vừa trải qua bốn ngày làm việc mệt mỏi thì ngày thứ 6 này, tâm trạng của bạn sẽ có sự thay đổi. Theo khảo sát, hiệu quả công việc trong ngày này cao hơn những ngày trước rất nhiều. Chính tâm lý thoải mái giúp cho bạn tập trung cao độ vào công việc. Theo các chuyên gia kiến nghị, bạn nên xem ngày thứ 6 là thứ hai đầu tuần. Tuy nhiên, bạn cần tiết chế cảm xúc để giữ trạng thái thư giãn. Vì nó khiến bạn khó tránh khỏi tâm lý căng thẳng vào ngày thứ 2.
- Thứ 7, lập kế hoạch công việc cho tuần mới: Biết cách tận hưởng thời gian nghỉ trong ngày thứ bảy là điều mà bạn được khuyên. Bạn hãy dành ra thời gian để lên kế hoạch làm việc cho tuần mới, tránh tạo thêm áp lực mệt mỏi cho ngày nghỉ chủ nhật bởi nó có ảnh hưởng đến ngày làm việc đầu tiên của tuần tiếp theo.
Việc lập bảng kế hoạch cá nhân cho 1 năm vô cùng quan trọng. Bởi vì một kế hoạch dài hạn hợp lý, khoa học và hoàn hảo sẽ là động lực mạnh mẽ để bạn tạo nên những giá trị tuyệt vời cho bản thân trong cuộc sống.